Önce tek bir kayıt düzeni belirleyin
Telefon rehberi, WhatsApp konuşmaları ve farklı not defterleri aynı müşterinin bilgisini parçalara ayırır. İlk adım, aktif müşteri bilgisinin tek bir ana kayıtta tutulmasıdır. Böylece görüşme öncesinde farklı uygulamalarda arama yapmak gerekmez.
Her müşteri kaydı, yalnızca iletişim bilgisini değil, karar vermeyi kolaylaştıracak talep özetini de içermelidir.
- Ad, telefon ve tercih edilen iletişim kanalı
- Satılık veya kiralık talebi
- Bütçe aralığı ve öncelikli bölgeler
- Mülk tipi ve vazgeçilmez kriterler
- Son görüşme tarihi, notu ve bir sonraki takip adımı
Müşterileri durumuna göre ayırın
Bütün müşteriler aynı aşamada değildir. Yeni talep bırakan biriyle teklif değerlendiren bir müşteriye aynı takip planını uygulamak gereksiz iş üretir. Basit bir durum ayrımı, gün içinde kime öncelik vereceğinizi görünür kılar.
- Yeni: Talebi henüz netleştirilmemiş müşteri
- Aktif: Düzenli portföy önerilen ve görüşülen müşteri
- Karar aşamasında: Ziyaret veya teklif sürecindeki müşteri
- Beklemede: Şimdilik işlem yapmayan fakat gelecekte değerlendirilebilecek müşteri
Her görüşmeyi bir sonraki adımla kapatın
“Daha sonra ararım” takip planı değildir. Görüşme bittiğinde net bir tarih veya koşul belirleyin: cuma günü yeni ilanları göndermek, fiyat değişince haber vermek ya da kredi sonucu çıktığında yeniden konuşmak gibi.
Kısa bir görüşme notu ve takip tarihi, birkaç hafta sonra bile konuşmanın bağlamını korur. Müşteri yeniden arandığında aynı soruların tekrar sorulmaması güveni artırır.
Günlük takip listenizi sınırlayın
Yüzlerce kaydın tamamını her gün görmek yerine yalnızca bugün işlem gerektiren müşterileri açın. Güne, takip tarihi gelen kişilerle başlamak hem karar yükünü azaltır hem de uzun süredir temas edilmeyen müşterilerin unutulmasını önler.
Günün sonunda tamamlanan görüşmeleri işaretleyin, ulaşılamayan kişilere yeni tarih verin ve önemli değişiklikleri müşteri kaydına ekleyin. Sistem ancak bu küçük kapanış alışkanlığıyla güncel kalır.
Takip sisteminin çalıştığını nasıl anlarsınız?
İyi bir sistemin ölçüsü kayıt sayısı değil, belirsizliğin azalmasıdır. Sabah işe başladığınızda kimi arayacağınızı biliyor, yeni bir portföy geldiğinde uygun müşterileri hızla buluyor ve son konuşmanın içeriğini hatırlamak için mesaj geçmişini taramıyorsanız sistem görevini yapıyor demektir.