Portföy Raporu ne işe yarar?
Portföy Raporu, tek bir mülke ait tüm kayıtlı bilgileri düzenli bir belgede toplar. Elle kopyala-yapıştır yapmadan, mülk sahibine durum güncellemesi göndermek veya bir kaydı ofis içinde devretmek için hazır bir belgeye dönüşür.
Rapor, portföy detay ekranındaki ilgili düğmeden oluşturulur; ayrı bir form doldurmaya gerek yoktur. Mevcut kayıtlı veriler otomatik olarak belgeye aktarılır.
Rapor başlığında danışman profilinizdeki isim, şirket ve telefon bilgisi de yer alır; böylece raporu alan kişi kiminle görüştüğünü belgeden de görebilir.
Rapor hangi bilgileri içerir?
Rapor, portföyün kaydedildiği andan itibaren biriken bilgilerin tamamını tek belgede sunar.
- Güncel fiyat ve fiyat geçmişi
- Adres ve mülk bilgileri
- Kapora bilgisi
- Randevu geçmişi ve görüşme değerlendirmeleri
- Kapanan işlem bilgisi (isteğe bağlı)
- Notlar
Notlar bölümü neden öne çıkıyor?
Raporun en vurgulu kısmı notlar bölümüdür. Görüşme sırasında alınan izlenimler, pazarlık geçmişi veya mülk sahibiyle yapılan özel anlaşmalar genelde dağınık şekilde tutulur; rapor bu notları tek bir yerde, tarih sırasıyla görünür kılar.
Bir kaydı devraldığınızda veya uzun süre sonra tekrar açtığınızda, notlar bölümü mülkle ilgili geçmiş kararların gerekçesini hatırlamanızı kolaylaştırır.
Fiyat geçmişi raporda neden yer alır?
Fiyat geçmişi, mülkün ilk listelendiği fiyattan bugüne kadar yapılan değişiklikleri gösterir. Bu bilgi, mülk sahibiyle fiyat konusunda gerçekçi bir görüşme yapmak veya alıcıya pazarlık geçmişini şeffaf biçimde aktarmak için kullanılabilir.
Randevu geçmişi rapora nasıl yansır?
Portföyle ilgili yapılan tüm randevular; tarih, tür (görüşme, gösterim, arama) ve varsa görüşme notuyla birlikte raporda ayrı bir tabloda listelenir. Görüşme sonrası eklenen değerlendirme notu da aynı satırda yer alır.
Bu bölüm, bir portföyü devraldığınızda o mülkle ilgili daha önce kimlerle ne konuşulduğunu, kaç kez gösterim yapıldığını tek bakışta görmenizi sağlar.
Kapanan işlem bilgisi rapora eklenir mi?
Mülk satılmış veya kiralanmışsa, rapor oluşturulurken işlem bilgisini (satış tutarı, alıcı, brüt ve net komisyon) rapora ekleyip eklemeyeceğiniz sorulur. Bu bilgi finansal olduğu için varsayılan olarak rapora dahil edilmez; kararı her seferinde siz verirsiniz.
Mülk sahibiyle paylaşılacak bir raporda genelde bu bölümü dışarıda bırakmak, ofis içi arşiv veya meslektaşa devir amaçlı raporlarda ise dahil etmek uygundur.
PDF mi, Excel mi?
PDF biçimi, mülk sahibine veya alıcıya doğrudan gönderilecek, biçimi bozulmadan her cihazda aynı görünecek bir belge istediğinizde uygundur.
Excel biçimi ise raporu ofis içinde başka bir tabloya aktarmak, filtrelemek veya birden fazla portföyün verisini bir arada değerlendirmek istediğinizde tercih edilir.
Kapora Al kısayolu
Portföy detay ekranına eklenen Kapora Al kısayolu, yalnızca kapora bilgisini kaydetmek için düzenleme formuna girme zorunluluğunu kaldırır. Görüşme sırasında kapora alındığında, detay ekranından ayrılmadan kaydı tamamlayabilirsiniz. Kaydedilen mülk, portföy listesinde ayrı bir “Kapora Alındı” durumuyla görünür; artık satılmış sayılmaz ama yeni müşteri eşleştirmesine de sunulmaz.
Kapora bir nedenle düşerse detay ekranındaki “Kaporayı İptal Et” ile kayıt tutulur, mülk otomatik olarak tekrar “Aktif” durumuna döner; kaporayı yeniden farklı bir tutarla kaydetmek isterseniz önce mevcut kaporayı iptal etmeniz gerekir.
Raporu ne zaman paylaşmalısınız?
Mülk sahibine düzenli durum güncellemesi göndermek, bir portföyü meslektaşınıza devretmek, randevu ve görüşme geçmişini paylaşmak veya kapanan bir işlemin kaydını ofis arşivinde tutmak; raporun en sık kullanıldığı durumlardır.
Rapor, mevcut kayıtlı bilgilere dayandığı için paylaşmadan önce fiyat ve notların güncel olduğunu kontrol etmek, gönderdiğiniz belgenin doğruluğunu garanti eder.